辦公室文件打印實用技巧三則

辦公室文件打印實用技巧三則

一. 打印文件直接裝訂——逆序打印

　　相信使用Word打印過長篇文檔的朋友一定都清楚，打印完成后的裝訂一直是個麻煩事兒，因為文件由打印機打出時，第一頁肯定會在最下面，裝訂之前總要費時費力的把紙張按順序排好。其實，Word已經為我們考慮到了這個問題。

　　1. 在Word中調出欲打印的長篇文檔，點擊“工具”菜單→“選項”命令，彈出“選項”對話框

　　2. 點擊“打印”標簽，勾選上其中的“逆頁序打印”復選框，確定即可。如圖1所示

圖1

　　3. 這時，當我們再去點擊打印按鈕時，打印機便會以從后向前的順序打印文檔，而這樣出來的文件就可以直接用于裝訂了。

　　【小提示】 逆序打印功能只會影響打印機的實際輸出效果，而打印預覽時仍會以正常頁序顯示，這點請大家注意

　　二. 文件內容我先知曉——打開預覽

　　辦公室的電腦中一般都保存著為數眾多的文檔，當我們打算調用其中的一份文件時，必須一個一個打開后才能知道里面的內容，效率很低。其實，我們也可以通過Word的“打開預覽”功能快速獲知文件的內容。

　　1. 在Word中點擊“文件”菜單→“打開”命令

　　2. 在彈出的如圖2所示“打開”對話框中點擊“視圖”菜單→“預覽”命令

　　圖2

　　3. 此時，一個預覽區會出現在窗口右側，而當我們點擊某個文件時，它的內容便會自動顯示在預覽區了。如圖3所示

　圖3

三. 預覽效果還省墨水——草稿輸出

　　我們在處理一些重要文件時，有時需要將文檔實際打印出來進行版面校準，但如果使用的是噴墨打印機，那么每月光在打印樣稿方面就要耗費大量的墨水了。其實，Word已經為我們提供了一個“草稿輸出”功能來幫我們解決這個難題。

　　1. 在Word中點擊“文件”菜單→“打印”命令，在彈出的“打印”對話框中再點擊“選項”按鈕。如圖4所示

　圖4

　　2. 勾選上其中的“草稿打印”復選框后確定，再點擊“打印”按鈕即可打印出一份沒有圖片的草稿，但是草稿的格式以及圖片的留空大小都與正常打印稿相符，這樣，我們不僅能夠像以前一樣校對版面了，而且也大大降低了打印樣稿時墨水的消耗。如圖5所示為效果對比圖(注意:草稿中圖片所占的區域大小和原文檔一致，只不過不再打印了)